Decir “no” suele ser incómodo. En el trabajo puede interpretarse como falta de disposición, poca colaboración o incluso como resistencia para asumir responsabilidades. Tal vez por eso nos acostumbramos a decir que sí con demasiada facilidad, aun cuando sabemos que el tiempo o los recursos disponibles difícilmente serán suficientes.
Sin embargo, saber decir “no” también es parte importante de aprender a priorizar.
Es normal que durante el día aparezcan tareas que no estaban contempladas. Un correo que requiere atención, una reunión inesperada, una solicitud de último momento o algún problema que obliga a modificar lo que habíamos planeado. Sucede todo el tiempo y es prácticamente imposible trabajar bajo un plan que no tenga modificaciones.
La diferencia está en qué tan preparados estamos para decidir qué hacer cuando aparece uno de esos imprevistos.
Si tenemos objetivos claros y las tareas organizadas, tendremos una mejor visibilidad para atender un nuevo requerimiento. Podemos revisar lo que ya está comprometido, entender qué tan importante es lo nuevo y decidir qué debemos mover. Porque aceptar una tarea adicional no significa solamente agregar algo más a la lista; significa utilizar tiempo y recursos que probablemente ya estaban destinados a otra actividad. Por eso, cuando aparece algo que de pronto se convierte en “urgente”, vale la pena hacer una pregunta: si esto ahora es prioritario, ¿qué deja de serlo?
No necesariamente se trata de cuestionar la importancia del nuevo requerimiento. Se trata de entender dónde debe colocarse dentro de todo lo demás.
Cuando no existe ese orden, las consecuencias aparecen (tarde o temprano). Primero hay confusión sobre qué debe hacerse, después vienen los retrasos y, con ellos, las correcciones, cambios de último momento, horas adicionales o recursos que originalmente no estaban considerados. Lo que parecía simplemente un problema de organización termina generando un costo y, en un proyecto, esos costos terminan afectando la rentabilidad. La administración comienza desde el orden: orden de ideas y orden de tareas.
Lo anterior no significa tener una agenda rígida o negarnos a cualquier cosa que no estuviera contemplada desde el inicio. Todo lo contrario, tener orden permite hacer cambios con mayor criterio y estrategia. Si conocemos nuestras prioridades, podemos moverlas cuando sea necesario sin perder de vista las consecuencias e impactos.
Antes de responder a una nueva solicitud también conviene hacer algunas preguntas. ¿Qué se espera realmente del entregable? ¿Para cuándo se necesita? ¿Qué tan urgente es? Parece algo elemental, pero muchas veces comenzamos a trabajar sin tener claridad sobre estas tres cosas. Una conversación de cinco minutos puede evitar horas de trabajo innecesario, incluso, puede ocurrir que aquello que parecía urgente pueda esperar, que el alcance sea mucho menor de lo que imaginábamos o que efectivamente sea necesario detener otra actividad para atenderlo. Lo importante es que la decisión sea consciente y que quienes participan conozcan sus implicaciones. Aquí es donde decir “no” adquiere otro sentido.
Decir que no es posible cumplir determinada fecha sin afectar otro compromiso es diferente a simplemente negarse a hacer algo. Explicar que un nuevo requerimiento puede atenderse, pero que será necesario modificar otra prioridad, tampoco significa falta de colaboración. En ambos casos existe transparencia respecto a la capacidad y los recursos disponibles. Esto en equipos, proyectos o tareas de alto rendimiento es fundamental.
A veces un “sí” inmediato genera una buena impresión, pero un problema algunas semanas después. Un “no” explicado oportunamente puede evitarlo.
Como líderes de equipos somos responsables de los resultados, pero también de optimizar los recursos disponibles. Y entre esos recursos están el tiempo, la atención y la capacidad de las personas que trabajan con nosotros. Por eso, aprender a decir “no” no consiste en aprender a rechazar trabajo; consiste en tener suficiente claridad para saber cuándo debemos aceptar algo, cuándo debemos negociar y cuándo asumir un nuevo compromiso puede poner en riesgo los que ya tenemos.
Al final, priorizar también significa elegir y, no todo puede ocupar el primer lugar al mismo tiempo.
Deja un comentario